Immer wieder ein Problem: Ausgaben in Gruppen aufzuteilen. Ob es sich um eine Wohngemeinschaft, Reisen mit Freunden oder schlicht um den Ausgang handelt, wo jeder für jeden mal bezahlt. Das Buchhaltungssystem von WeeShare wurde entsprechend all diesen Bedürfnissen entwickelt. Buchhaltung und Kosten teilen kann schnell kompliziert werden, weshalb wir in diesem Artikel darauf eingehen möchten, wie unser Ausgabenteiler komplizierte Vorgänge vereinfacht.
In unserer ersten Version im Jahr 2012 war das Kosten teilen bereits eine zentrale Funktion in WeeShare. In unserem Fall, ein Auto das wir miteinander teilten, hatten wir stets Kosten welche wir nicht mit jeder Rechnung und komplizierten hin und her Transaktionen aufteilen wollten, sondern eine Buchhaltung welche alle Kosten fest hält und bei Bedarf mit einem einzigen Ausgleich begleichen wollten. Wir testeten verschiedene Ansätze, optimierten den Prozess und veröffentlichten schliesslich ein Ausgabesystem dass zwar alle Möglichkeiten von Gruppenausgaben miteinschliesst und dennoch so einfach wie nur möglich zu bedienen ist. Die wichtigsten Eigenschaften haben wir kurz zusammengefasst.
Bilanz
Das wichtigste einer Buchhaltung, die Bilanz, wird bei WeeShare stets im Vordergrund gehalten. Es zeigt an wieviel Geld der Benutzer anderen schuldet. Hierbei ist es irrelevant wem es geschuldet ist, da dies am Schluss automatisch an die gehen, welche mit ihrer Bilanz im Plus sind.
Ausgaben hinzufügen
Es ist ganz einfach. Jeder der eine Ausgabe für die Gruppe gemacht hat, trägt den ganzen Betrag ein. Weicht die Währung von der Gruppenwährung ab, kannst Du auf das Währung Symbol (grün) klicken und eine der täglich aktualisierten Fremdwährungen wählen oder manuell einen Umrechnungskurs eingeben. Der Betrag wird beim speichern umgerechnet und in der Gruppenwährung gespeichert. Mit «Betrifft» kannst Du dann auswählen wer von dieser Ausgabe (Dich miteingeschlossen) betroffen ist. Optional kannst Du noch einen Info und Fotos zu dieser Ausgabe hinzufügen damit die anderen wissen, wofür diese Ausgabe war. Klicke auf «Erstellen» um die Ausgabe zu speichern.
Ausgabenoptionen
Bei jeder Ausgabe stehen Dir verschiedene Optionen zur Verfügung. Handelt es sich um eine zukünftige Ausgabe kannst Du das Datum von dieser entsprechend anpassen. Die Ausgabe wird dann zum gewählten Zeitpunkt automatisch hinzugefügt. Weiter kannst Du diese Ausgabe in Zukunft wiederholen wobei WeeShare diese dann periodisch und automatisch hinzufügt. Mit «Gespart» kannst Du diese Ausgabe markieren, wenn diese Dir durch das Teilen einen Vorteil verschafft hat. Das Total von allen markierten Ausgaben wird dann in deinem Profil unter «Meine Perfomance» angezeigt. So kannst Du sehen wieviel Du durch das Teilen von Kosten bereits gespart hast.
Dynamische Benutzergruppen
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist das hinzufügen und entfernen von Benutzern ohne dass die Buchhaltung in Schieflage gerät, sowie das Aufteilen von Kosten auf einzelne Personen einer Gruppe. WeeShare lässt Dich einfach bestimmen wer an einer Ausgabe beteiligt ist und belässt andere Benutzer unangerührt.
Offline Ausgaben
Zwar wurde das überteuerte Roaming in vielen Ländern bereits reguliert, stellt jedoch noch immer ein grosses Problem dar, gerade wenn man mal im Ausland unterwegs ist. WeeShare arbeitet auch ohne Internet optimal, Du kann Kosten erfassen und beim nächsten WiFi Spot werden die Ausgaben automatisch an die anderen in der Gruppe verteilt.
Übersicht
Ist man auf Reisen so flattern die Zahlungen nur so rein und schnell verliert man den Überblick. Dazu wird jede Ausgabe im Chat verankert damit eine klare chronologische Sichtweise auf alle Ausgaben und deren Auswirkungen vorhanden ist. Auf diese Weise behältst Du immer nachvollziehbare Veränderungen an Deiner Bilanz.
Ausgaben verbinden
Da WeeShare nicht nur zum Kosten teilen konzipiert wurde, sondern zum Teilen allgemein, kann WeeShare Kosten von Buchungen / Strecken automatisch in die Bilanz miteinschliessen. Zusätzlich dazu können Ausgaben nach getätigten Strecken und oder Buchungszeiten verbunden werden, damit die Personen welche das Item am intensivsten nutzen auch am meisten zu den Kosten beitragen.
Bilanz ausgleichen
Zu guter Letzt, wer schuldet jetzt wem? Für diesen Zweck kannst Du Dir jederzeit ganz einfach unseren Vorschlag zum Ausgleichen Deiner Bilanz anzeigen lassen. Wenn Ausgaben geteilt werden hat man im Prinzip einen Pott. Die einen haben mehr bezahlt, die anderen weniger. Demensprechend sieht auch Deine Bilanz am Ende aus.
Wie gesagt, dies ist nur ein Vorschlag! Du kannst auch einen Ausgleich erzielen indem Du Deine Minus-Bilanz einem beliebigen Benutzer mit Plus-Bilanz überweist.
Ausgaben und Kosten teilen mit WeeShare
Die Verwendungszwecke von unserem Kostenteiler ist vielseitig, einfach zu bedienen und dennoch genau und detailliert. Die Einsatzmöglichkeiten unbegrenzt. Falls Ihr die Kosten bei Bedarf zurücksetzen wollt, könnt Ihr dies in den Einstellungen mit einem Klick erledigen. Die Ausgaben werden zurückgesetzt und archiviert, so dass diese weiterhin zur Verfügung stehen. In der Vollversion von WeeShare findest du zusätzlich noch eine grafische Statistik über die Entwicklung Deiner Buchhaltung. Trotz dieser Vielfalt planen wir weitere Funktionen für unser Buchhaltungssystem. Wir werden weitere Bilanz Übersichten über all Deine Items zur Verfügung stellen, werden einen Währungsrechner einbauen, die Möglichkeit Gruppenausgaben manuell zu verteilen und vieles mehr. Ob Ihr zusammen ein Auto, Boot, oder Flugzeug, eine Ferienwohnung teilt, ob ihr Wohngemeinschaftskosten, Ferienausgaben, Vereinsausgaben oder andere Kosten teilt - WeeShare organisiert Deine Buchhaltung.
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